Quels sont les points clés de la facturation d'un
point de vue fiscal, réglementaire et commercial ? Comment facturer en évitant
les litiges, sources de retards de paiement ?
La
facturation est une étape essentielle du processus de vente car elle est le
carrefour des enjeux financier de l’entreprise (réalisation du chiffre
d’affaire, droit à se faire payer par l’acheteur), légaux (respect des règles
de facturation) et fiscaux (TVA, Impôt Societe).
Il est par conséquent indispensable que la facture soit juste sur l’ensemble de ces aspects. Si ce n’est pas le cas, elle peut être source de litiges, que ce soit avec le client avec pour conséquences des retards de paiement ou l’administration fiscale (amendes importantes prévues par le code de commerce).
Etes-vous au point sur l’ensemble de ces règles ? Quels sont les points essentiels à retenir pour une facturation optimale ?
Il est par conséquent indispensable que la facture soit juste sur l’ensemble de ces aspects. Si ce n’est pas le cas, elle peut être source de litiges, que ce soit avec le client avec pour conséquences des retards de paiement ou l’administration fiscale (amendes importantes prévues par le code de commerce).
Etes-vous au point sur l’ensemble de ces règles ? Quels sont les points essentiels à retenir pour une facturation optimale ?
Les basiques
La
réglementation commerciale impose que toute vente de produit ou de prestation
donne lieu à une facturation quel que soit le pays de l’acheteur, même si le
client est un particulier dès lors que le montant de la transaction est
supérieur à 25 euros TTC. C’est au vendeur d’émettre la facture.
Quand émettre une facture ?
Les factures
doivent être émises dès réalisation de la livraison et / ou de la prestation de
service.
En réalité, un différé de facturation de quelques jours est admis compte tenu des délais administratifs de toute relation commerciale.
Exception à cette règle de facturation immédiate, les entreprises ayant des opérations récurrentes avec leur client au cours d’un même mois peuvent établir une facture récapitulative au plus tard à la fin du mois.
En réalité, un différé de facturation de quelques jours est admis compte tenu des délais administratifs de toute relation commerciale.
Exception à cette règle de facturation immédiate, les entreprises ayant des opérations récurrentes avec leur client au cours d’un même mois peuvent établir une facture récapitulative au plus tard à la fin du mois.
D’autres exceptions à la facturation immédiate concernent les livraisons intra-communautaires de biens exonérés de TVA et les prestations de service pour lesquels la taxe est auto-liquidée par l’acheteur.
La facture doit être
émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel s’est produit le
fait générateur. Ces obligations légales et fiscales sont cohérentes. Toute
facturation anticipée ou tardive est source de litige avec l’acheteur donc de
retards de paiement et de pertes de temps et d’énergie pour corriger l’erreur.
Le délai de paiement de la facture.
Depuis la
mise en application de la Loi de Modernisation de
l’Economie, le délai
de paiement ne peut dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture
pour les ventes effectuées entre professionnels français. A noter que certains
secteurs ont une dérogation à ce délais. Attention, toute infraction à ces
dispositions est sanctionnée d’une amende de 15 000 euros.
Le délai de paiement doit être clairement établi avec l’acheteur dès la négociation commerciale. S’il n’est pas stipulé dans le corps de la facture, la date d’échéance est le résultat de son application.
Précisons que le point de départ du délai de paiement est la date d’émission de la facture et en aucun cas la date de réception de la facture, sauf exception des livraisons effectuées vers les DOM TOM pour lesquels le délai de paiement se calcule à partir de la date de dédouanement de la marchandise au port de destination finale.
Le délai de paiement doit être clairement établi avec l’acheteur dès la négociation commerciale. S’il n’est pas stipulé dans le corps de la facture, la date d’échéance est le résultat de son application.
Précisons que le point de départ du délai de paiement est la date d’émission de la facture et en aucun cas la date de réception de la facture, sauf exception des livraisons effectuées vers les DOM TOM pour lesquels le délai de paiement se calcule à partir de la date de dédouanement de la marchandise au port de destination finale.
Formalisme d’une facture
Les factures
doivent être établies en double exemplaire (un pour chaque partie) en langue
française. Il est aujourd’hui possible de réaliser des factures électroniques
en lieu et place des factures papiers. On parle de dématérialisation des
factures qui est soumise à des règles strictes.
Quelles sont les informations et les mentions
obligatoires ?
La date
d’émission
Le numéro de facture
Les information concernantle vendeur : Raison
sociale,
adresse,
SIREN,
numéro
d’immatriculation au RCS,
structure
juridique,
numéro de
TVA intra-communautaire.
Les
informations concernant l’acheteur : Raison
sociale,
adresse,
numéro de
TVA intra-communautaire.
Les
informations concernant la transaction : la dénomination du produit ou du service vendu ou réalisé, la quantité de produits ou services, le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA applicable, le montant de TVA à payer par taux d'imposition ainsi que le total hors taxes et le total TTC,, la référence à la disposition du CGI en cas d'exonération de TVA, en cas de liquidation de TVA une mention relative à l'auto-liquidation, la date d'échéance prévue, les condition d'escompte pour paiement anticipé, le taux de pénalité de retard, les indemnités pour frais de recouvrement
·
La conservation des factures
Les factures
originales doivent être conservées pendant un délai de 10 ans par les
acheteurs. Le vendeur doit au minimum conserver une copie pendant une même
période et ce quel que soit le support utilisé (papier ou dématérialisé). Le
lieu de stockage doit être connu de l’administration fiscale qui doit donner
son accord en cas de lieu de stockage situé hors de France.
La prescription des factures
Les
obligations nées entre professionnels dans l’exercice de leur activité sont
prescrites 5 ans après la naissance de la dite obligation.
Que faire en cas d’erreur de facturation ?
Si une
rectification de la facture est nécessaire suite à une erreur ou à une
omission, deux choix sont à disposition du fournisseur :
·
Émettre une
nouvelle facture et créer un avoir
· Créer un avoir en faisant référence à la facture initiale.
Les sanctions en cas de non respect des règles de
facturation
Plusieurs
services administratifs sont susceptibles de constater des infractions et
d’appliquer des amendes qui peuvent être très élevées en fonction de la gravité
des faits.
Cependant, la première sanction immédiate en cas d’erreurs sur la facture est le refus de l’acheteur de considérer la facture comme étant acceptable, ce qui génère ipso facto des retards de paiement qui perdureront tant que cette dernière n’aura pas été corrigée.
La non émission d’une facture est sanctionné pénalement. Le responsable (personne physique encours une peine de 75 000 euros d’amende voire 50% de ce qui aurait dû être facturé (article L-441-4 du Code de commerce).
Une personne morale déclarée responsable du défaut encours une amende égale à 10 fois le taux maximum de la peine applicable aux personnes morales.
Le non respect du formalisme décrit ci-dessus est sanctionné d’une amende de 75 000 euros ou de 50% de la somme facturée. Toute mention obligatoire manquante est punie d’une amende de 15 euros par manquement.
La réalisation de fausses factures est considérée comme un délit d’escroquerie et est punie d'emprisonnement et d'une amende.
Cependant, la première sanction immédiate en cas d’erreurs sur la facture est le refus de l’acheteur de considérer la facture comme étant acceptable, ce qui génère ipso facto des retards de paiement qui perdureront tant que cette dernière n’aura pas été corrigée.
La non émission d’une facture est sanctionné pénalement. Le responsable (personne physique encours une peine de 75 000 euros d’amende voire 50% de ce qui aurait dû être facturé (article L-441-4 du Code de commerce).
Une personne morale déclarée responsable du défaut encours une amende égale à 10 fois le taux maximum de la peine applicable aux personnes morales.
Le non respect du formalisme décrit ci-dessus est sanctionné d’une amende de 75 000 euros ou de 50% de la somme facturée. Toute mention obligatoire manquante est punie d’une amende de 15 euros par manquement.
La réalisation de fausses factures est considérée comme un délit d’escroquerie et est punie d'emprisonnement et d'une amende.
Conclusion
La
facturation est le pivot de la relation commerciale dont elle doit être l’exact
reflet. Il est indispensable pour des raisons fiscales, légales et de bonne
gestion d’être parfait à ce stade clé du processus de vente. Si ce n’est pas le
cas, les incidences négatives sont multiples (perte de temps, retards de
paiement, détérioration de la relation commerciale, amendes éventuelles…etc.)
pour le fournisseur, voire pour l’acheteur. Une facturation de qualité est un
des principes de base du bon fonctionnement de l'entreprise.
Facturer juste du premier coup est essentiel !
Facturer juste du premier coup est essentiel !
